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CAAP Météo en santé et services sociaux - Conservation des dossiers et protection des renseignements personnels en résidences privées pour aînés

Conservation des dossiers et protection des renseignements personnels en résidences privées pour aînés

Les Pouliot sont établis dans la région du Bas-Saint-Laurent. La famille se compose de Mme Chantal Rivard, M. André Pouliot, et leurs trois enfants : Emma, 2 ans, Julianne, 14 ans, et Marc, 22 ans. Ce dernier vit avec une déficience intellectuelle. Gérard, le père de Mme Rivard, habite en résidence privée pour aînés.

Gérard, qui commence à avoir plusieurs problèmes de santé, a récemment visité son médecin. Il lui a prescrit plusieurs nouveaux médicaments. Inquiet, il va voir la responsable de la résidence, Mme Chamberland, et lui mentionne qu’elle devra avertir tous les employés de ce changement de médicaments.

Mme Chamberland le rassure en lui expliquant qu’il sera modifié dans son dossier de résident. Gérard veut en savoir davantage concernant son dossier. Elle lui rappelle que chaque résident possède un dossier à son nom afin que les renseignements utiles et nécessaires y soient inscrits. Tous les documents doivent être maintenus à jour et classés de façon à faciliter la consultation, c’est-à-dire de pouvoir les consulter rapidement en situation d’urgence ou à la demande d’une personne autorisée à les consulter.

Gérard se demande ce qu’il y a dans son dossier, Mme Chamberland lui énumère quelques informations ou documents particuliers comme :

Son nom, sa date de naissance et ses coordonnées ;
Une copie du bail conclu avec lui ;
Le consentement obtenu pour chaque communication de renseignements personnels le concernant ;
Le nom et les coordonnées d’une personne à prévenir en cas d’urgence ;
La description de ses besoins particuliers ;
La description de ses problèmes de santé devant être pris en compte en cas d’urgence, notamment ses allergies ;
Le nom et les coordonnées de son médecin traitant ainsi que de son pharmacien ;
La copie de toute déclaration d’un incident ou d’un accident le concernant.

Elle lui mentionne également que tous les dossiers des résidents sont conservés à l’intérieur de la résidence, dans un endroit sécuritaire et de manière à assurer leur confidentialité, par exemple, dans une armoire ou un classeur verrouillé dont seules les personnes autorisées ont la clé.

Gérard se demande ce qu’elle fera avec son dossier s’il déménage ou s’il décède. Mme Chamberland doit conserver son dossier au moins cinq ans après le départ ou le décès de Gérard.

L’information que lui a donnée Mme Chamberland rassure beaucoup Gérard. Il est satisfait de ces renseignements.

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1 877 767-2227

Le CAAP BSL est l’organisme communautaire qui assiste et accompagne les personnes insatisfaites d’un service du système de santé et de services sociaux. Le CAAP BSL contribue au respect des droits et à l’amélioration des services dans la région du Bas-Saint-Laurent ; il accompagne les locataires des résidences privées pour aînés également.

Sources :

  • Manuel d’application/Règlement sur les conditions d’obtention d’un certificat de conformité et les normes d’exploitation d’une résidence privée pour aînés, 2013, 130 pages.

  • Règlement sur la certification des résidences privées pour aînés, art. 57, 59 et 60, 14 mars 2018.